Biasanya bila ada rapat undangan sudah dikirim minimal 1 minggu sebelum hari “H”. Oleh karena itu tidak ada alas an untuk tidak ingat, atau ada agenda bersamaan yang tak terduga sebelumnya, atau bahkan dengan sengaja pura-pura tidak tau. Dengan demikian rapat yang pastinya penting, harusnya paling tidak dihadiri oleh seluruh pengambil keputusan dan paling tidak dihadiri oleh minimal 80% yang wajib datang atau yang diundang. Namun pada kenyataan, saya baru saja (2 hari sebelum posting tulisan ini) mengikuti rapat yang dari segi substansi dan dari sedikitnya yang hadir dengan seharusnya, rapat itu sungguh merangsang adrenalin saya dan meningkatkan tekanan darah, yang selama rapat saya tekan-takan terus supaya tidak ada pernyataan atau pertanyaan saya yang menyentuh sedikitnya yang hadir, sedangkan substansia adalah evaluasi. Untuk berikutnya, agar terhindar dari hal yang serupa beberapa hal dapat dilakukan :
1. Sosialisasi nilai yang terkandung dalam rapat (bukan materi rapatnya). Misalnya kalau itu rapat evaluasi kerohanian, maka dapat disosialisasikan bahwa kita akan menentukan sejauhmana kita sudah membawa jemaat lebih dekat kepada Tuhan, dan kita akan menetapkan langkah-langkah apa yang kita lakukan supaya iman jemaat lebih bertumbuh dan berembang. Jadi kita bukan rapat, tetapi berusaha membawa jemaat supaya bertumbuh dan berkembang melalui pelayanan yang akan kita bicarakan.
2. Fokus pada kekuatan internal seluruh yang wajib hadir untuk memastikan bahwa kehadiran dan ketidak hadirannya berpengaruh terhadap kerohanian jemaat pada waktu yang akan datang. Misalnya : menggali potensi beberapa peserta secara acak, jangan terfokus pada orang-orang yang sering menunjukkan potensinya saja. Karena blow up potensi orang tertentu saja akan mengakibatkan antipati dari orang lain yang tidak pernah di blow up. Karena semua manusia punya kebutuhan dihargai dan menghargai.
3. Hindarkan kekuatan factor eksternal, karena hal itu hanya bersifat kondisional. Dimana sikap yang terjadi tidak tulus. Misalnya : yang tidak hadir di beri periangatan, hal seperti ini tidak membuat orang tulus untuk hadir, tapi semata-mata hanya menghindarkan peringatan.
4. Perlu kontrak dan komitment di awal acara, sehingga jumlah peserta tidak berkurang dari menit ke menit, dan akhirnya yang tinggal di ruangan menjadi mudah frustasi dan emosional. Misalnya dengan menetapkan schedule time nya.
5. Gunakan multi media sebaik-baiknya.
6. Metode kegiatan menggunakan metode orang dewasa, dimana setiap orang dimungkinkan untuk kreatif secara maksimal, misalnya dengan membagi komisi-komisi dan diakhiri dengan pleno.
7. ………………….
Tidak ada komentar:
Posting Komentar